FAQ notuleerservice
Veelgestelde vragen over de notuleerservice van Het Notuleercentrum:
- Welke vergaderstukken heeft een notulist minimaal nodig om goed voorbereid naar een vergadering te kunnen gaan?
- Is de notuleerservice vergelijkbaar met een uitzendbureau?
- Ik wil graag steeds dezelfde notulist voor mijn bijeenkomsten reserveren.
- Ik wil de verslaglegging van een overleg structureel uitbesteden. Kan ik korting krijgen?
- Hoe lang van te voren moet ik een notulist bij Het Notuleercentrum reserveren?
- Ons bedrijf heeft Engelstalige vergaderingen. Kunnen jullie deze ook notuleren?
- Wij verzorgen een congres met vijf workshops. Kunnen jullie ook meerdere notulisten leveren?
- Wanneer is mijn verslag klaar?
- De kans is groot dat de vergadering uitloopt. Wat kan ik het beste doen?
- Heeft Het Notuleercentrum tips of een goed advies hoe een vergaderverslag er uit behoort te zien?
- Wordt er vertrouwelijk omgegaan met de gegevens en verslagen?
- Hoe is de situatie met betrekking tot de veiligheid?
- Ik wil graag werken als notulist.
Welke vergaderstukken heeft een notulist minimaal nodig om goed voorbereid naar een vergadering te kunnen gaan?
Voor een notulist is het van belang dat zij over dezelfde vergaderstukken beschikt als de overige vergaderdeelnemers. Een notulist wil minimaal de agenda
van de vergadering en het verslag van de vorige vergadering ontvangen. Ook een
eventuele presentatie ontvangt de notulist graag vooraf digitaal (bijvoorbeeld
een PowerPoint-bestand).
U kunt de vergaderstukken circa 5 werkdagen voor de vergadering mailen naar
planning@notuleercentrum.nl. De notulist kan zich dan goed op de vergadering
voorbereiden.
Ook is het prettig wanneer er ter plaatse (bij de vergadering) een volledige set vergaderstukken voor de notulist klaarligt.
Is het uitbesteden aan een notuleerbureau vergelijkbaar met een uitzendbureau?
Nee. Een uitzendbureau zul je eerder benaderen voor een aaneensluitende periode. Dat is bij notuleeropdrachten vaak niet het geval. Ook staat een uitzendbureau meestal niet garant voor de kwaliteit van het geleverde verslag, zij controleren en corrigeren immers niet het conceptverslag. Het Notuleercentrum daarentegen draagt wél de eindverantwoordelijkheid voor het werk van de notulist. Ook zal Het Notuleercentrum zorgen voor het logistieke proces rondom het verslag. Zo zal de planner van Het Notuleercentrum de deadlines bewaken en ervoor zorgen dat de notulist weet wat van hem/haar verwacht wordt.
Ik wil graag steeds dezelfde notulist voor mijn bijeenkomsten reserveren.
Indien de planning een vergaderschema ontvangt, kunnen wij in de regel een vaste notulist inplannen. Wanneer de volgende vergaderdatum steeds aan het eind van een vergadering wordt vastgesteld, dan zijn wij afhankelijk van de mogelijkheden in de agenda van de notulist. Wij adviseren daarom om per jaar een vergaderschema vast te stellen.
Ik wil de verslaglegging van een overleg structureel uitbesteden. Kan ik korting krijgen?
Voor substantiële opdrachten en opdrachten die ons meer continuïteit bieden, maken wij een aangepast prijsvoorstel.
Wij verzorgen een congres met vijf workshops. Kunnen jullie ook meerdere notulisten leveren?
Ja. Als u tijdig de notulisten bij ons reserveert kunnen wij meerdere notulisten leveren. Overigens adviseren wij u om voorafgaand aan het congres een korte voorbespreking te organiseren zodat alle notulisten duidelijk weten wat van hun wordt verwacht.
Hoe lang van tevoren moet ik een notulist bij Het Notuleercentrum reserveren?
Wij adviseren om tijdig te starten met de organisatie van een vergadering en daar hoort dan ook bij het reserveren van een notulist. Regelmatig maken wij mee dat dit vergeten is en wordt er last-minute nog een beroep op ons gedaan. In de regel kunnen wij ook last-minute opdrachten nog inplannen. Maar uiteraard sturen wij liever een notulist goed voorbereid op stap, dat komt de kwaliteit van het verslag alleen maar ten goede. Wij adviseren om circa 1-2 weken van tevoren (of zoveel eerder als mogelijk) de vergaderdatum bij ons bekend te maken zodat u gegarandeerd bent van de aanwezigheid van een notulist die zich goed heeft kunnen voorbereiden.
Ons bedrijf heeft Engelstalige vergaderingen. Kunnen jullie deze ook notuleren?
Ja. Meerdere van onze notulisten hebben ervaring in het notuleren van Engelstalige vergaderingen.
Overigens verzorgt Het Notuleercentrum Opleidingen ook een eendaagse cursus Notuleren in het Engels waarin secretaresses de specifieke kennis en vaardigheden leren die hierbij komen kijken.
Wanneer is mijn verslag klaar?
U ontvangt uw verslag gegarandeerd binnen 5 werkdagen, in de praktijk vaak ook eerder. De deadline voor een woordelijk of uitgebreid verslag kan langer zijn.
Wij bieden ook de mogelijkheid voor het versneld uitwerken. U ontvangt dan het verslag bijvoorbeeld op de werkdag ná de bijeenkomst. Hiervoor berekenen wij een afwijkend tarief.
De kans is groot dat de vergadering uitloopt. Wat kan ik het beste doen?
Voor een (beperkte) uitloop van een bijeenkomst hebben wij alle begrip. Onze notulist kan echter op die dag nog andere opdrachten hebben ingepland.
Wilt u verzekerd zijn van een volledige verslaglegging (incl. eventuele uitloop) dan dient u hier bij de gereserveerde tijdsduur rekening mee te houden.
Heeft Het Notuleercentrum tips of een goed advies hoe een vergaderverslag eruit behoort te zien?
Ja. Daar waar onze opdrachtgever geen specifieke voorkeur heeft voor hun eigen vergadersjabloon, hanteren wij het vergadersjabloon van Het Notuleercentrum.
Wordt er vertrouwelijk omgegaan met mijn gegevens?
Als notuleerbureau zijn wij ons bewust van de vertrouwelijkheid van veel vergaderstukken en zaken die 'over de tafel' gaan. U mag er van uitgaan dat wij uitsluitend zeer betrouwbare en integere notulisten inzetten. Al onze notulisten en medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.
Reeds jarenlang genieten wij het vertrouwen van vele opdrachtgevers zoals diverse politieorganisaties, bestuursvergaderingen van politieke partijen, OR/RvC/AVA van (beursgenoteerde) ondernemingen et cetera.
Lees verder over geheimhouding en vertrouwelijkheid.
Hoe is de situatie met betrekking tot de veiligheid?
Ons bedrijfsnetwerk maakt gebruik van goed beveiligde en afgeschermde servers. Virusbescherming en back-ups hebben dagelijks onze aandacht.
Uw verslagen bewaren en archiveren wij een bepaalde (beperkte) termijn. Daarna worden deze volgens een vast protocol vernietigd.
Ik wil graag werken als notulist.
Meer informatie vind je bij onze vacatures.