Hoe werkt de notuleerservice?
Notuleren uitbesteden? Steeds vaker besluiten organisaties om het notuleren van hun vergaderingen uit te besteden aan een notuleerbureau.
Situatie
Bij bedrijf X verzorgt de directiesecretaresse gewoonlijk de notulen van de vergaderingen van de RvC en de directievergaderingen. Maar wat te doen als zij voor enige tijd niet in de gelegenheid is deze vergaderingen te notuleren (bijvoorbeeld door: ziekte, zwangerschapsverlof, vakantie of gewoon te druk met andere werkzaamheden)?
U overweegt om het notuleren uit te besteden aan een externe en onafhankelijke notulist. Natuurlijk wel aan een professional, want het gaat hier immers om belangrijke vergaderingen. Mogelijk wilt u het notuleren voor een bepaalde periode uitbesteden en als dit goed bevalt kan het ook een structureel karakter krijgen. Of u vindt het belangrijk om iemand achter de hand te hebben voor wanneer het nodig zou zijn.
Maar hoe werkt dit? Komt er een 'vaste' notulist? Kunt u erop vertrouwen dat
er zorgvuldig met uw vertrouwelijke gegevens wordt omgegaan? Hoeveel dagen van
tevoren moet u reserveren?
Deze vragen (en veel andere vragen) worden beantwoord in onze FAQ
notuleerservice.
Prijsopgave
Allereerst wilt u natuurlijk weten wat de kosten zullen zijn. U kunt een vrijblijvende offerte aanvragen door het invullen van een offerteaanvraag op deze website. Doorgaans ontvangt u binnen één werkdag de offerte. Juist ook wanneer het gaat om een opdracht op zeer korte termijn is dit de snelste methode om een prijsopgave te ontvangen!
Opdracht gunnen
U bent tevreden over de geoffreerde prijs. Besloten wordt om het notuleren uit te besteden en een notulist bij Het Notuleercentrum in te huren. U geeft dit telefonisch of per e-mail door.
Reserveren van een notulist
De vergaderdata zijn bekend en u wilt een notulist gaan reserveren. Nadat u te kennen heeft gegeven dat u akkoord bent met de offerte kunt u het reserveringsformulier invullen. Een vergaderschema mailt u voor de volledigheid naar planning@notuleercentrum.nl. Ook mailt u direct de voorbereidende vergaderstukken zoals de vergaderagenda en het voorgaand verslag. Met eventuele vragen belt u met een van de medewerkers van de planning (030) 252 4000.
Een van de planningsmedewerkers van de notuleerservice maakt voor u een opdrachtbevestiging. Hierin wordt ondermeer de naam van de notulist vermeld, de gemaakte afspraken over de kosten en de deadline van het verslag. U ontvangt deze opdrachtbevestiging per e-mail. Na controle van de gegevens mailt u ter bevestiging van de gemaakte afspraken de opdrachtbevestiging retour.
Notuleren
Op de dag van de vergadering is de notulist ruim op tijd aanwezig. Er is kort gelegenheid om kennis te maken met de notulist. Vindt u het nodig om met de notulist een voorbespreking te houden, dan kan dit ook. Meld dit bij de reservering, dan zal de notulist een half uur eerder komen. Ook kunt u vragen of de notulist vooraf telefonisch contact met u opneemt om een en ander door te spreken.
Tijdens de vergadering maakt de notulist aantekeningen, vaak met behulp van
de laptop of het gebruik van steno. Dankzij haar veelzijdige ervaring als
professionele notulist bij allerlei verschillende soorten overleggen is de
vergadering voor de notulist goed te volgen.
Eventueel wil de notulist na afloop van de vergadering enkele zaken controleren,
zoals de juiste spelling van een naam of de betekenis van enkele afkortingen. De
voorzitter of contactpersoon kan haar dan de juiste informatie geven.
Oplevering verslag
Binnen enkele werkdagen voltooit de notulist de uitwerking van het verslag.
Dit conceptverslag wordt door een medewerker van Het Notuleercentrum op
hoofdlijnen gecontroleerd (op spelling, grammatica, leesbaarheid en lay-out).
Na deze eindcontrole ontvangt de opdrachtgever het verslag per e-mail. De
voorzitter of contactpersoon controleert het verslag. Kleine aanpassingen worden
doorgaans door de opdrachtgever zelf aangebracht. Vervolgens zorgt u voor de
verdere verspreiding van het verslag.
Puntsgewijs
- Vraag een vrijblijvende offerte aan via het offerteformulier op deze website.
- Geef uw akkoord op de offerte en plaats definitief uw reservering middels het reserveringsformulier.
- U ontvangt een opdrachtbevestiging met de naam van de notulist.
- Controleer de opdrachtbevestiging op juistheid van gegevens en retourneer deze per e-mail ter bevestiging van de gemaakte afspraken. Geef eventueel een inkoopnummer door.
- Stuur circa 5 werkdagen voor aanvang van de bijeenkomst de voorbereidende vergaderstukken voor de notulist naar de medewerkers van de planning.
- U ontvangt binnen enkele werkdagen het uitgewerkte verslag per e-mail.
Lees verder over de kosten van notuleerservice.