Geheimhouding en vertrouwelijkheid
Het Notuleercentrum is zich zeer bewust van het vertrouwelijke karakter van veel zaken die besproken worden bij vergaderingen waarbij onze notulisten notuleren. Uiteraard gaan wij zeer vertrouwelijk om met alle informatie die wij verwerken, in welke vorm dan ook. Denk hierbij aan de inhoud van de besproken onderwerpen, maar ook aan de vergaderstukken, de toezending van de notulen etc.
Om de vertrouwelijkheid en de geheimhouding extra te waarborgen heeft Het Notuleercentrum diverse maatregelen genomen.
- Alle betrokken medewerkers (notulisten, planning, correctoren, administratie) hebben persoonlijk een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
- De gegevens worden op beveiligde servers opgeslagen. Uiteraard zijn de nodige maatregelen genomen voor de bescherming tegen virussen en dataverlies.
- Bestanden die wij niet meer nodig hebben (zoals vergaderagenda's, vergaderstukken en notulen van afgeronde opdrachten) worden volgens een vast protocol gewist.
- De toezending van de notulen na uitvoering van de opdracht heeft onze specifieke aandacht. Vooraf worden met de opdrachtgever hierover specifieke afspraken gemaakt. Zo kan een verzoek om de notulen (ook) naar een ander adres te sturen alleen worden gehonoreerd na schriftelijke toestemming van de oorspronkelijke opdrachtgever.
Heeft u als opdrachtgever aanvullende wensen, maak deze dan kenbaar. Het kan zijn dat u prijs stelt op een aanvullende geheimhoudingsverklaring of alleen kunt werken met gescreende notulisten (antecedentenonderzoek) gezien de aard van de organisatie en de besproken onderwerpen.