wachten...

Inloggen

Leer notuleren: informeer naar onze incompany oplossingen!

Succes

→ Winkelwagen bijgewerkt

Info

→ Winkelwagen bijgewerkt

Succes

E-mail verzonden!

Fout

E-mail niet verzonden!

Fout

Artikel niet meer op voorraad!

Fout

Succes

Succes

Fout

Notuleren uitbesteden en een externe notulist inhuren?

Professionele en ervaren notulisten vindt u bij Het Notuleercentrum.


Organisaties hebben allerlei verschillende redenen om het notuleren uit te besteden. Een externe notulist inhuren, kan een principiële of een praktische keuze zijn. Sommige organisaties huren tijdelijk een gespecialiseerd notuleerbureau in, andere doen dat standaard voor elke vergadering. Met meer dan 100 professionele notulisten, kan het Notuleercentrum voor elke situatie een goede notuleeroplossing aanbieden.


Waarom het notuleren uitbesteden aan een externe notulist?

De belangrijkste argumenten om een notulist in te huren zijn:

  • Tijdsbesparing: door het notuleren uit te besteden aan een externe notulist, kunnen de eigen secretaresses hun werktijd benutten voor andere prioriteiten. Notulen uitwerken is een tijdrovend werk. Afhankelijk van de gekozen notuleervorm, is per vergaderuur anderhalf tot vijf uur uitwerktijd nodig.
  • Deskundigheid: notuleren is een vak en binnen de organisatie is niet altijd de benodigde kennis en vaardigheid aanwezig. Goede notulen, die besluiten en afspraken helder weergeven, dragen bij aan een efficiënt functioneren van het vergaderteam. En zeker als er grote belangen op het spel staan, wil men dat zaken nauwkeurig en in de juiste bewoordingen worden vastgelegd om er later, indien nodig zelfs in een rechtszaak, op terug te kunnen vallen. Doorgaans is het goedkoper om professionele notulisten naar behoefte in te huren dan zelf deskundigen in dienst te nemen.
  • Behoefte aan een neutrale notulist: om in de verslaglegging van de bespreking elke schijn van partijdigheid te voorkomen, is het in bepaalde situaties handig om het notuleren uit te besteden aan een onafhankelijke derde.
  • Vaste notulist niet belasten: bij zeer delicate kwesties en strikt vertrouwelijke vergaderingen, wil men soms de vaste notulist niet belasten met bepaalde kennis. Daarom wordt dan een complete buitenstaander ingehuurd. Bij Het Notuleercentrum hebben alle notulisten een geheimhoudingsverklaring getekend. Bovendien zijn ze gewend om met discrete informatie om te gaan.
  • Uitval door ziekte of vakantie: ook de eigen notulist is weleens verhinderd en dan is er intern vaak geen goede vervanging beschikbaar.
  • Afwijkend tijdstip: bij vergaderingen buiten de kantooruren, zijn de eigen medewerkers niet altijd beschikbaar om te notuleren.
  • Omschakeling naar Engels: door bijvoorbeeld de aanwezigheid van internationale deelnemers, moet er opeens Engelstalig worden genotuleerd.
  • Eigen deelname aan de bespreking: twee dingen tegelijk doen, gaat meestal niet goed. Het is heel lastig om zelf aan een vergadering deel te nemen en tegelijkertijd aantekeningen te maken voor de notulen. Doorgaans hebben secretarissen een wezenlijke rol in een vergadering. Hoewel zij formeel de verantwoordelijkheid dragen voor het maken van notulen, zijn ze zelf niet altijd de aangewezen persoon om te notuleren omdat ze tegelijkertijd actief aan een vergadering moeten deelnemen. Het is dan handiger om het notuleren uit te besteden aan een dedicated notulist.


Notuleren uitbesteden? Ja, maar…

  • De kosten: een notulist inhuren kost inderdaad geld. Maar ook de eigen medewerkers van een organisatie moeten betaald worden. Het is wellicht veel efficiënter om hen voor andere taken in te zetten en het notuleren uit te besteden.
    • Het Notuleercentrum werkt met notulisten op hbo+ of universitair niveau en vindt het fair om hen een tarief te betalen dat past bij hun opleiding en ervaring. In ruil daarvoor zorgt Het Notuleercentrum dat klanten goede, betrouwbare en complete notulen ontvangen die, nadat de notulist ze heeft ingeleverd, ook nog door een corrector zijn nagekeken op type-, spel- en stijlfouten en op leesbaarheid.
    • Als alle vergaderkosten bij elkaar worden opgeteld (voorbereidingstijd, vergadertijd en reistijd van de deelnemers, reiskosten, zaalhuur, catering en benodigde materialen) vormen de notulen doorgaans slechts een klein deel van het totaalbedrag. Vergaderingen zijn bedoeld om uiteindelijk wat op te leveren en goede notulen kunnen bijdragen aan het rendement ervan.
  • Bij het inhuren van een groot notuleerbureau komt er elke keer iemand anders: Het Notuleercentrum kan zorgen voor een vaste notulist die alle vergaderingen notuleert. Voorwaarde is wel dat we dit tijdig weten, want anders is die notulist al ingepland voor andere vergaderingen. Omdat veel klanten hun vergaderschema voor het nieuwe jaar al in december, of soms nog eerder, vaststellen, adviseren we altijd om de vergaderdata die vastliggen zo snel mogelijk door te geven zodat onze notulist die vrij kan houden.
  • Eigen medewerkers weten waar het over gaat in de vergadering: een ervaren notulist kan zich aan de hand van de vergaderstukken heel snel inlezen. Na twee of drie vergaderingen draait een “vaste externe notulist" al net zo makkelijk mee als een eigen medewerker.
  • De vergadering is in het weekend: de notulisten van Het Notuleercentrum zijn gewend om ook 's avonds en in het weekend te notuleren.

Er zijn dus heel wat redenen om het notuleren uit te besteden!


U kunt hier de prijzen voor het notuleren opvragen bij Het Notuleercentrum.

U kunt hier direct een notulist inhuren bij Het Notuleercentrum.

Zelf leren notuleren van professionele notulisten? Klik hier voor onze notuleercursussen.