Uitvoering notuleeropdrachten
Het Notuleercentrum staat voor een vlotte en vlekkeloze uitvoering van notuleeropdrachten.
Het Notuleercentrum doet er alles aan om een notuleeropdracht vlot en vlekkeloos uit te voeren: bij de voorbereiding door het kantoorteam en de notulist, bij het notuleren tijdens de vergadering, en na afloop bij de levering van de notulen.
De voorbereiding van een notuleeropdracht
Voor een goede uitvoering van de notuleeropdracht, wordt er zowel naar de klant als naar de notulist toe aandacht besteed aan een gedegen voorbereiding. Als alle afspraken van tevoren goed zijn vastgelegd en de notulist de vergaderstukken op tijd heeft ontvangen, kan er bij het notuleren eigenlijk niet zoveel meer mis gaan.
Een
puntje om vlak voor de bijeenkomst, bij de inrichting van de vergaderruimte,
nog rekening mee te houden is de werkplek voor de notulist. Opdat onze
notulisten goed kunnen notuleren, vragen we u om te zorgen voor:
- Een
tafel en een stoel van waaruit de notulist overzicht heeft over de
vergaderruimte en alle sprekers goed kan zien en horen (bij voorkeur een
plek in de buurt van de voorzitter of een eventuele secretaris / griffier).
- Elektriciteit
voor laptop en opnameapparatuur.
Het notuleren tijdens de vergadering
Onze
notulisten zijn ruim op tijd voor de vergadering aanwezig zodat er gelegenheid
is voor een korte kennismaking. Indien nodig, kan de notulist ook wat vroeger
komen voor vooroverleg. Het is wel zaak om dit dan gelijk al bij de reservering
te regelen.
Tijdens
de vergadering maakt de notulist aantekeningen. De
meesten gebruiken een laptop of iPad, sommigen notuleren met pen en papier (al
dan niet in steno). Het spreekt voor zich dat onze notulisten uiterst discreet
omgaan met alle informatie die ze in de vergadering en via de vergaderstukken
krijgen alsmede met de notulen die ze maken. Onze notulisten hebben allemaal een
geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Na
afloop van de vergadering wil de notulist misschien nog wat kleine dingen
checken, zoals de spelling van een naam of de betekenis van een bepaalde
afkorting.
De levering van de notulen
De
notulen krijgt u binnen de afgesproken termijn per e-mail toegestuurd. Als de
notulist het concept af heeft, controleren onze correctoren de notulen op type-,
spel-, grammatica- en stijlfouten. Ook letten ze op de leesbaarheid van de
tekst en de lay-out van de pagina's. U ontvangt dus een gecorrigeerde
versie van de notulen.
Kort
nadat we de eerste keer notulen hebben aangeleverd, nodigen we u uit om een
recensie of een review over Het Notuleercentrum te schrijven. Daarmee willen we
onze dienstverlening optimaliseren en aansluiten bij nieuwe wensen.
U kunt hier direct een notulist inhuren bij Het Notuleercentrum.