Uitvoering notuleeropdrachten
Het Notuleercentrum staat voor een vlotte en vlekkeloze uitvoering van notuleeropdrachten.
Het Notuleercentrum doet er alles aan om een notuleeropdracht vlot en vlekkeloos uit te voeren: bij de voorbereiding door het kantoorteam en de notulist, bij het notuleren tijdens de vergadering, en na afloop bij de levering van de notulen.
De voorbereiding van een notuleeropdracht
Voor een goede uitvoering van de notuleeropdracht, wordt er zowel naar de klant als naar de notulist toe aandacht besteed aan een gedegen voorbereiding. Als alle afspraken van tevoren goed zijn vastgelegd en de notulist de vergaderstukken op tijd heeft ontvangen, kan er bij het notuleren eigenlijk niet zoveel meer mis gaan.
Een puntje om vlak voor de bijeenkomst, bij de inrichting van de vergaderruimte, nog rekening mee te houden is de werkplek voor de notulist. Opdat onze notulisten goed kunnen notuleren, vragen we u om te zorgen voor:
- Een tafel en een stoel van waaruit de notulist overzicht heeft over de vergaderruimte en alle sprekers goed kan zien en horen (bij voorkeur een plek in de buurt van de voorzitter of een eventuele secretaris / griffier).
- Elektriciteit voor laptop en opnameapparatuur.
Het notuleren tijdens de vergadering
Onze notulisten zijn ruim op tijd voor de vergadering aanwezig zodat er gelegenheid is voor een korte kennismaking. Indien nodig, kan de notulist ook wat vroeger komen voor vooroverleg. Het is wel zaak om dit dan gelijk al bij de reservering te regelen.
Tijdens de vergadering maakt de notulist aantekeningen. De meesten gebruiken een laptop of iPad, sommigen notuleren met pen en papier (al dan niet in steno). Het spreekt voor zich dat onze notulisten uiterst discreet omgaan met alle informatie die ze in de vergadering en via de vergaderstukken krijgen alsmede met de notulen die ze maken. Onze notulisten hebben allemaal een geheimhoudingsverklaring ondertekend.
Na afloop van de vergadering wil de notulist misschien nog wat kleine dingen checken, zoals de spelling van een naam of de betekenis van een bepaalde afkorting.
De levering van de notulen
De notulen krijgt u binnen de afgesproken termijn per e-mail toegestuurd. Als de notulist het concept af heeft, controleren onze correctoren de notulen op type-, spel-, grammatica- en stijlfouten. Ook letten ze op de leesbaarheid van de tekst en de lay-out van de pagina's. U ontvangt dus een gecorrigeerde versie van de notulen.
Kort nadat we de eerste keer notulen hebben aangeleverd, nodigen we u uit om een recensie of een review over Het Notuleercentrum te schrijven. Daarmee willen we onze dienstverlening optimaliseren en aansluiten bij nieuwe wensen.
