wachten...

Inloggen

Leer notuleren: informeer naar onze incompany oplossingen!

Succes

→ Winkelwagen bijgewerkt

Info

→ Winkelwagen bijgewerkt

Succes

E-mail verzonden!

Fout

E-mail niet verzonden!

Fout

Artikel niet meer op voorraad!

Fout

Succes

Succes

Fout

Voorbeeldnotulen

Hoewel notulen per vergadering verschillen, mag een aantal zaken natuurlijk nooit ontbreken! Als notulist kom je een aantal onderdelen vrijwel altijd tegen bij het notuleren. Hier vind je eerst de vaste onderdelen van de notulen en onderaan de pagina ga je naar de voorbeeldnotulen.


Vaste onderdelen van de notulen

  • De kop: hier noteert de notulist de naam, de datum en de plaats van het overleg.
  • De registratie van de aan- en afwezigen : bij een grote groep wordt hiervoor vaak verwezen naar een losse presentielijst die de deelnemers aftekenen en bij de notulen kan worden gevoegd. Soms wordt in de notulen opgenomen of iemand al dan niet met kennisgeving afwezig was (dus vooraf bericht van verhindering heeft gestuurd).
  • De vaste agendapunten: in de notulen wordt altijd de volgorde van de vergaderagenda aangehouden, ook al worden de punten tijdens de vergadering in een andere volgorde behandeld. In bijna elke vergadering komen de volgende vaste agendapunten standaard terug:
    • Opening: als er vóór de officiële opening van de vergadering dingen worden gezegd, komen die niet in de notulen.
    • Vaststelling agenda: de deelnemers kunnen aan het begin van de vergadering eventueel nog wijzigingen aanbrengen in de agenda. Bij het notuleren volg je dan de gewijzigde agenda.
    • Mededelingen: de deelnemers krijgen de gelegenheid om kort wat onderwerpen aan de orde te stellen. Doorgaans zijn het punten van orde of actuele ontwikkelingen. Meestal komen de mededelingen van de voorzitter en/of de secretaris.
    • Ingekomen stukken: de belangrijkste ingekomen correspondentie wordt kort doorgenomen. Als een ingekomen stuk aanleiding is om er uitvoerig over te praten, wordt het over het algemeen als afzonderlijk agendapunt opgenomen.
    • Notulen van de vorige vergadering: de behandeling gebeurt meestal 'tekstueel' en 'naar aanleiding van'. Bij de tekstuele behandeling wordt besproken of de notulen correct zijn: geven ze goed en in de juiste bewoordingen weer wat is besproken? Dan gaat het dus om de tekst en niet om de inhoud. Als iedereen het eens is over de juistheid van de notulen, worden ze vastgesteld. Bij de behandeling 'naar aanleiding van' reageren deelnemers op dingen die na de vorige vergadering zijn gedaan of gebeurd met betrekking tot de genotuleerde onderwerpen.
    • Actielijst en besluitenlijst: deze worden tegelijk met de notulen van de vorige vergadering doorgenomen. De notulist noteert of de actie is afgehandeld of nog loopt. Soms wordt een actie van de lijst afgevoerd omdat hij niet meer actueel is. Ook dat noteert de notulist.
    • Rondvraag: de deelnemers krijgen de gelegenheid om zelf nog korte vragen of punten aan de vergadering voor te leggen. Meestal is de rondvraag helemaal aan het einde van de vergadering geagendeerd.
    • Sluiting: zaken die na de sluiting worden besproken, komen niet meer in de notulen.
  • De variabele agendapunten: dit zijn de inhoudelijke punten die uniek zijn voor elke vergadering. De ideale voorzitter leidt elk agendapunt afzonderlijk in, en vat aan het einde van het agendapunt samen wat de vergadering heeft besproken en besloten. Dat vergemakkelijkt het werk van de notulist. Maar de meeste voorzitters vergeten de samenvattingen zodat de notulist zelf de kern uit het gesprek moet halen en goed in de notulen moet verwoorden. De agendapunten kun je (hetzij op onderwerp, hetzij op spreker) beknopt, uitgebreid, woordelijk of letterlijk notuleren. Dat hangt af van de soort notulen waarvoor is gekozen. Klik hier voor meer informatie over de soorten notulen.


Bijlagen bij de notulen

Vaak worden als losse bijlagen een actielijst en een besluitenlijst bij de notulen gevoegd.

  • De actielijst geeft een overzicht van alle nieuwe actiepunten en de actiepunten die nog open staan uit vorige vergaderingen, inclusief de naam van de actiehouder en de deadline.
  • Op de besluitenlijst staan alle besluiten die in de vergadering zijn genomen.


Voorbeeldnotulen

Een uitgewerkt voorbeeld van notulen vind je bij deze: voorbeeldnotulen van een raadsvergadering.


Wil je meer hulp bij het maken van notulen?

Je kunt hier de prijzen voor het notuleren opvragen bij Het Notuleercentrum.

Je kunt hier direct een notulist inhuren bij Het Notuleercentrum.

Volg een cursus notuleren die aansluit op jouw instapniveau.