Laden...

Inloggen

Leer notuleren: informeer naar onze incompany oplossingen!

Succes

→ Winkelwagen bijgewerkt

Info

→ Winkelwagen bijgewerkt

Succes

E-mail verzonden!

Fout

E-mail niet verzonden!

Fout

Artikel niet meer op voorraad!

Fout

Succes

Succes

Fout

Vergelijking verslagvormen

Aan de hand van een voorbeeld worden de verschillen geïllustreerd tussen het verslag op spreker en het verslag op onderwerp.

Het voorbeeld is afkomstig uit een vergadering van een projectteam dat betrokken is bij de bouw van een tunnel onder een zwembad. Besproken wordt agendapunt 5. Het gaat over een te plaatsen hekwerk dat zal moeten voorkomen dat er mensen in de tunnelbak vallen.

Bij de vergadering zijn aanwezig:
» De heer A. Arends (projectleider van projectbureau)
» Mevrouw B. Bos (controller van de gemeente)
» Mevrouw C. Coster (projectleider vanuit de gemeente, opdrachtgever)
» De heer J. Jong (controller van projectbureau)
» De heer T. Teuning (directeur projectbureau, voorzitter)

Om de geluidsopname te beluisteren: fragment (mp3, 1,7 MB)

Verslag op onderwerp

In een verslag op onderwerp wordt een samenvatting gemaakt van de bespreking van elk agendapunt.

Het verslag op onderwerp kan verder onderverdeeld worden in een beknopte en een meer uitgebreide variant. Bij de uitgebreide variant wordt vaker door middel van de weergave van stellingen, meningen en argumenten de bespreking van de onderwerpen weergegeven.

Beknopt   5. Hekwerk

Omdat de gemeente de kwaliteitseisen tussentijds heeft verhoogd zal het geplande hekwerk van RVS-draden niet meer veilig genoeg zijn. Een hekwerk met leuning en spijlen is noodzakelijk geworden.

De gemeente gaat echter niet akkoord met de extra kosten van dit hekwerk (€ 25.000,- in plaats van € 15.000,-). Mevrouw Coster zal het gemeentestandpunt hierover schriftelijk bevestigen.

Het projectbureau geeft aan dat de extra kosten van € 10.000,- deels betrekking hebben op andere aanpassingen ten gevolge van de hogere kwaliteitseisen. Het duurdere hekwerk kan dus geplaatst worden voor minder dan € 25.000,-.

Het projectbureau zal nog deze week een overzicht mailen van de samenstelling van de € 10.000,- aan meerkosten, zodat hier de volgende vergadering over besloten kan worden.

Uitgebreid   5. Hekwerk

De gemeente is akkoord gegaan met een hekwerk van RVS-draden à € 15.000,-. Daarna heeft de gemeente echter de kwaliteitseisen verhoogd, waardoor een hekwerk met spijlen noodzakelijk werd. De meerkosten zijn € 10.000,-.

De vraag is wie deze extra kosten voor zijn rekening moet nemen.
» Het was de gemeente die de kwaliteitseisen heeft verhoogd.
» De hogere kostenpost is tijdig aan de gemeente gemeld; de gemeente heeft hierop niet gereageerd.

Totdat er duidelijkheid is over de situatie heeft de gemeente de hele opdracht ingetrokken, ook voor het RVS-hekwerk. Mevrouw Coster zal het standpunt van de gemeente schriftelijk bevestigen.

Benadrukt wordt dat zowel het zwembad als de gemeente heeft aangedrongen op een betere veiligheid rond de tunnelrand. Hierdoor is een hek met spijlen en leuning noodzakelijk geworden. Als er geen besluit wordt genomen staat er straks wellicht helemaal geen hekwerk en kunnen er onnodig ongelukken gebeuren. Het projectbureau heeft ook een verantwoordelijkheid op het gebied van de veiligheid en wacht op de goedkeuring door de gemeente.

Bovendien hebben de extra kosten van € 10.000,- deels betrekking op andere aanpassingen ten gevolge van de hogere kwaliteitseisen. Het duurdere hekwerk kan dus geplaatst worden voor minder dan € 25.000,-. De heer Arends zal nog deze week een overzicht maken van de samenstelling van de € 10.000,- aan meerkosten, zodat hier de volgende vergadering over besloten kan worden.

In een verslag op onderwerp wordt dus op een correcte wijze de hoofdlijn van elk agendapunt weergegeven. Over het algemeen is het niet duidelijk wie (= welke persoon of partij) bepaalde dingen heeft gezegd.

Verslag op spreker

Bij een verslag op spreker wordt per spreker (of per sprekende partij) de inbreng samengevat.

Ook bij een verslag op spreker kennen we een beknopte en een uitgebreide variant.

(het bijbehorende geluidsfragment vindt u bovenaan deze pagina)

Beknopt   5. Hekwerk

Mevrouw Coster meldt dat de goedkeuring van de gemeente voor het hekwerk is ingetrokken. Het is verwarrend dat er nu sprake is van € 25.000,-, terwijl altijd van € 15.000,- is uitgegaan. De wethouder heeft vraagtekens bij de noodzaak van het duurdere hekwerk. Haar is bekend dat de heer Teuning heeft doorgegeven dat het duurdere hekwerk noodzakelijk is, maar mevrouw Zoeters heeft namens de gemeente gemeld dat dit niet akkoord is. Mevrouw Coster zal het gemeentestandpunt schriftelijk bevestigen.

De heer Teuning stelt dat de gemeente op 14 maart akkoord is gegaan met een hekwerk van € 15.000,-. Per e-mail heeft hij de noodzaak van een hekwerk van € 25.000,- aan mevrouw Zoeters van de gemeente gemeld. Er kwam geen reactie en hij ging ervan uit dat dit dan ook akkoord was. Het uitblijven van een reactie van de gemeente is achteraf gezien zeer verwarrend.

De heer Arends geeft aan dat alle betrokken partijen inclusief het zwembad grote waarde hechten aan de veiligheid. Hij meldt dat duurdere hekwerken met spijlen en leuningen noodzakelijk worden gevonden en dat dit al besteld is. De heer Arends stelt dat het juist de gemeente was die de kwaliteitseisen heeft verhoogd, waardoor er meer kosten gemaakt zullen worden. Degene die wijzigt is ook verantwoordelijk voor de extra kosten.

De heer Arends stelt voor dat de gemeente opnieuw akkoord gaat met het oorspronkelijke bedrag van € 15.000,- en dat hiervoor het duurdere hekwerk gerealiseerd zal worden. Hij zal een overzicht maken van de extra kosten ten gevolge van de hogere kwaliteitseisen. Het extra bedrag van € 10.000,- is namelijk ook deels toe te schrijven aan andere aanpassingen, zoals een ander hekwerk aan de andere zijde van de tunnel. Dit overzicht stuurt de heer Arends nog deze week aan mevrouw Coster.

Mevrouw Bos is verbaasd over deze gang van zaken.

De heer Jong geeft aan dat het projectbureau ook de verantwoordelijkheid heeft om ongelukken te voorkomen.

De heer Arends merkt op dat het duurdere hekwerk nu eenmaal noodzakelijk is en er moet komen, ondanks de vraagtekens van de wethouder.

Uitgebreid   5. Hekwerk

Mevrouw Coster meldt dat de goedkeuring van de gemeente voor het hekwerk is ingetrokken.

De heer Teuning geeft aan dat de gemeente in eerste instantie akkoord is gegaan met een hekwerk van € 15.000,-. Omdat de gemeente de kwaliteitseisen heeft verhoogd, werd een duurder hekwerk nodig van € 25.000,-.

Mevrouw Coster meldt dat de wethouder vraagtekens heeft bij de noodzaak van de kwaliteitsverhoging. Voor het RVS-hekwerk van € 15.000,- is toestemming gegeven en dít moet dan ook gerealiseerd worden. Voor het duurdere hekwerk (met spijlen) is geen opdracht gegeven. Totdat er volledige duidelijkheid is, is de volledige opdracht voor het hekwerk ingetrokken.

De heer Teuning heeft per e-mail aan de gemeente doorgegeven dat het duurdere hekwerk met spijlen gebouwd zou worden. De gemeente heeft niet gereageerd op dit bericht en daarom is hij ervan uitgegaan dat het akkoord is.

De heer Arends voegt hieraan toe dat het de gemeente was die een hekwerk met spijlen wilde, en dat dit hekwerk inmiddels al besteld is.

Mevrouw Coster zal het standpunt van de gemeente schriftelijk bevestigen.

De heer Teuning geeft aan dat hij van mevrouw Zoeters per e-mail op 14 maart akkoord heeft gekregen voor een bedrag van € 15.000,-.

Mevrouw Coster geeft aan dat het juist verwarrend is dat er eerst sprake was van € 15.000,- en nu opeens van € 25.000,-.

De heer Arends stelt voor dat de gemeente alsnog akkoord geeft voor het bedrag van € 15.000,-, en dat het projectbureau er dan voor zorgt dat het hekwerk met spijlen gerealiseerd wordt.

Mevrouw Bos vraagt zich af waarom dit nu ineens wél mogelijk is.

De heer Arends licht toe dat hij het ontbreken van een goed hekwerk (met spijlen en een leuning) levensgevaarlijk vindt. In een vergadering met Reel BV en de aannemer was de gemeente ook voorstander van een hekwerk met spijlen. Alle partijen zijn het kennelijk met elkaar eens dat vanwege de veiligheid een duurder hek noodzakelijk is. Aan de andere kant van de tunnel staat al een hek, en dit is te laag. Dit hek moet ook aangepast worden wat de nodige kosten met zich meebrengt.

Mevrouw Coster vraagt of dit dan die € 10.000,- aan extra kosten zijn.

De heer Arends zal een overzicht maken van de samenstelling van de extra kostenpost van € 10.000,- . Dit overzicht mailt hij nog deze week aan mevrouw Coster. De volgende vergadering zal hierover besloten worden.

De heer Arends merkt op dat het duurdere hekwerk noodzakelijk is en er ook moet komen, ondanks de vraagtekens van de wethouder.

De heer Jong geeft aan dat het projectbureau ook de verantwoordelijkheid heeft om ongelukken te voorkomen.

De heer Arends benadrukt dat het de gemeente was die andere eisen heeft gesteld, en dat het uitgangspunt "wie wijzigt, moet ook betalen" wordt gehanteerd.

In een verslag op spreker is dus van elk tekstfragment precies te zien wie (=welke persoon of partij) dit heeft gezegd.

'Woordelijk verslag' en 'letterlijk verslag'

Aan de hand van een voorbeeld worden de verschillen geïllustreerd tussen een woordelijk verslag en een letterlijk verslag.

Het voorbeeld is afkomstig uit een vergadering van een vrouwennetwerk in oprichting. Ter discussie staat welke onderwerpen op de agenda gezet zullen worden, zoals het onderwerp 'kinderopvang'.

» Om het geluidsfragment te beluisteren: geluidsfragment (mp3 - 1,17 MB)

Hieronder staat het geluidsfragment uitgewerkt als letterlijk verslag en als woordelijk verslag. Om goed te kunnen vergelijken zijn steeds dezelfde passages naast elkaar geplaatst.

Tijd Letterlijk verslag Woordelijk verslag
0:00

Jeanette Blom: De agenda, die hebben jullie ook gekregen, daar kunnen jullie mee leven?

Dagmar van Dijk: Ja, alhoewel ik wilde eigenlijk nog een punt …

Jeanette Blom: Ja..?

Dagmar van Dijk: .. ik zit wel een beetje met de kinderopvang. Kunnen we het daar een keer over hebben?

Jeanette Blom: Jullie hebben ook de agenda gekregen, kunnen jullie daar mee leven?

Dagmar van Dijk: Ja, alhoewel ik wilde eigenlijk nog een punt toevoegen. Ik zit wel een beetje met de kinderopvang. Kunnen we het daar een keer over hebben?

0:13 Jeanette Blom: Ja, dat is goed, dat ehh, even kijken hoor, dat zetten we dan bij punt vier.

Dagmar van Dijk: Ja, dat is goed.

Jeanette Blom: Ja? En dan ehhh,

Dagmar van Dijk: Is het niet handiger om dat bij punt vijf te doen?

Jeanette Blom: Punt vijf kan ook, nou, we kunnen 't nu er ook gelijk d'r over hebben, want zo inf…, zo formeel hoeven we ook niet te vergaderen, toch?

Jeanette Blom: Dat is goed, dat zetten we dan bij punt vier.

Dagmar van Dijk: Is het niet handiger om dat bij punt vijf te doen?

Jeanette Blom: Dat kan ook. We kunnen het er nu ook gelijk over hebben, want zo formeel hoeven we ook niet te vergaderen.

0:31

Dagmar van Dijk: Ja, nee, is ook goed. Ik heb dus twee kinderen, Sarah en Anne, één en drie. Eh, Anne van drie, die gaat naar eh, gaat naar de crèche, dat is geen probleem. Sarah is gewoon thuis en slaapt een groot gedeelte van de dag. Ik heb een paar drukke en minder drukke perioden, en ik heb gevraagd of Sarah als, tijdens mijn drukke periode ook twee daagjes extra naar de crèche kan. Dat kan dus niet. Dat vind ik eigenlijk een beetje jammer, want ik weet niet…

Petra van der Steen: Ja.

Dagmar van Dijk: ..jullie .. jij dat probleem ook wel eens?

Dagmar van Dijk: Goed. Ik heb dus twee kinderen, Sarah en Anne, van één en drie. Anne van drie gaat naar de crèche, dat is geen probleem. Sarah is gewoon thuis en slaapt een groot gedeelte van de dag. Ik heb drukke en minder drukke perioden, en ik heb gevraagd of Sarah tijdens mijn drukke perioden ook twee dagen extra naar de crèche kan. Dat kan dus niet. Dat vind ik eigenlijk een beetje jammer.

Dagmar van Dijk: Hebben jullie dat probleem ook wel eens?

0:57

Petra van der Steen: Ja, nou ja, ik ga dat probleem wel tegenkomen, want het is voorlopig nog ehh, is Marit twee dagen per… per week bij d'r omas, maar ja, ehh, die worden ook een dagje ouder, dus… En van vriendinnen ken ik dit probleem inderdaad dus, ik denk wel dat je een punt hebt ja.

Dagmar van Dijk: Ja, en ehh, daarnaast de kosten, echt, die rijzen gewoon de pan uit.

[Petra van der Steen en Jeanette Blom instemmend: Ja…]

Dagmar van Dijk: Voor werknemers…

Petra van der Steen: Ja, ik ga dat probleem wel tegenkomen. Voorlopig is Marit nog twee dagen per week bij haar oma's, maar die worden ook een dagje ouder. En van vriendinnen ken ik inderdaad dit probleem ook. Ik denk wel dat je een punt hebt.

Dagmar van Dijk: Daarnaast zijn er ook de kosten. Die rijzen de pan uit.

Petra van der Steen en Jeanette Blom: Inderdaad

1:17

Monique Renkema: Maar even tussendoor hoor: gaan we 't nu over privé-randvoorwaarden hebben, want dan moeten we het misschien ook over de uitlaatservice van mijn hond gaan hebben?

Dagmar van Dijk: Nou, ik bedoelde eigenlijk dat als we een …

Jeanette Blom [lachend]: Ha, ha, daar heb je groot gelijk in!

Dagmar van Dijk: … als we een, een, een, ehh, organisatie voor vrouwen, voor vrouwelijke ondernemers gaan oprichten, dat dat misschien een punt is waar meer vrouwelijke ondernemers…

Monique Renkema: Maar even tussendoor: gaan we het nu over privé-randvoorwaarden hebben, want dan moeten we het misschien ook over de uitlaatservice van mijn hond gaan hebben?

Dagmar van Dijk: Ik bedoelde eigenlijk dat als we een organisatie voor vrouwelijke ondernemers gaan oprichten, dat dit misschien een punt is dat bij meer vrouwelijke ondernemers speelt.

1:37

[onverstaanbaar door elkaar gepraat]

Monique Renkema: Voordat we het doel van deze vergadering vastgesteld hebben is 't misschien wat voorbarig om het al over dat soort dingen te hebben?

Dagmar van Dijk: Nou ja, misschien kunnen we er een keer over nadenken. Ik bedoel, ik ben niet de enige met dat probleem!

Monique Renkema: Voordat we het doel van deze vergadering vastgesteld hebben is het misschien wat voorbarig om het al over dat soort dingen te hebben.

Dagmar van Dijk: Misschien kunnen we er een keer over nadenken. Ik ben niet de enige met dat probleem!

1:50

[onverstaanbaar door elkaar gepraat]

Jeanette Blom: Ik denk dat het ook goed is als we dat breder trekken, hè, los van onze eigen individuele verhalen, en ehh, kunnen we ehh misschien straks ehh verder op ingaan ehh, en eens gaan kijken wat wij als, als ehh, ehh groep, vereniging, ehh nou ja, geeft het maar een naam, hier collectief wat mee kunnen doen, want wij zijn natuurlijk niet de enige club vrouwen die daar mee bezig is, hè. Pak de Opzij en je leest het ook.

Dagmar van Dijk: Ja.

Jeanette Blom: Dus ehh, nou ja, weet je het is misschien toch goed om eerst eens te kijken van ehh, wat is nou de reden dat wij hier nou zitten, ehhh, wat willen we met deze club en, ehh, dat we daar eens over brainstormen…

Jeanette Blom: Ik denk dat het ook goed is als we het breder trekken, los van onze eigen individuele verhalen. We kunnen er misschien straks verder op ingaan en eens gaan kijken wat wij als groep hier mee kunnen doen. Want wij zijn natuurlijk niet de enige club vrouwen die hier mee bezig is. Pak de Opzij en je leest er ook over.

Dagmar van Dijk: Ja.

Jeanette Blom: Het is goed om eerst eens te kijken wat de reden is dat wij hier nu zijn. Wat willen we met deze club, en dat wij hier eens over brainstormen.

2:33 [einde geluidsfragment] [einde geluidsfragment]

In een letterlijk verslag wordt hetgeen besproken is als spreektaal uitgeschreven.

In een letterlijk verslag kunnen dus zinnen staan die taalkundig onjuist zijn:
» "Jeanette Blom: Dus ehh, nou ja, weet je" (minuut 2:22)

Versprekingen worden weergegeven:
» "want zo inf…, zo formeel" (minuut 0:28)
» "Dagmar van Dijk: ...jullie ... jij dat probleem ook wel eens?" (minuut 0:56)

Niet afgemaakte zinnen worden exact overgenomen:
» "Dagmar van Dijk: Voor werknemers…" (minuut 1:16)

Klanken worden weergegeven:
» "ehh", "hmm" etc.

In de uitwerking wordt de spreektaal niet omgezet naar een prettig leesbaar verslag, zoals dit bij een woordelijk verslag wel het geval is. Vergelijk de weergave van deze voorbeelden in het woordelijk verslag. Zowel in het woordelijk verslag als in het letterlijk verslag wordt nagenoeg alleen de directe rede (ik-vorm) gebruikt.